Pengawasan

A.PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan adalah fungsi administratif bagi setiap administrator untuk memastikan bahwa apa yang dikerjakan sesuai dengan yang dikehendaki. Pengawasan itu meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai dengan rencana yang dibuat, instruksi-instruksi yang dikeluarkan dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.

Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta  “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal untuk langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.

Pengawasan adalah suatu upaya yang sistematik untuk menetapkan kinerja standar pada perencanaan untuk merancang sistem umpan balik informasi, untuk membandingkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan, untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan tersebut, serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan atau pemerintahan telah digunakan seefektif dan seefisien mungkin guna mencapai tujuan perusahaan atau pemerintahan. Dari beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan berjalan dengan baik.

Tujuan utama dari pengawasan adalah mengusahakan apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Oleh karena itu, agar sistem pengawasan itu benar-benar efektif  artinya dapat merealisasi tujuan-tujuannya, maka suatu sistem pengawasan setidak-tidaknya harus dapat dengan segera melaporkan adanya penyimpangan-penyimpangan dari rencana. Apa yang telah terjadi dapat di setir ke tujuan tertentu. Oleh karena itu, suatu sistem pengawasan yang efektif harus dapat segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan sehingga berdasarkan penyimpangan-penyimpangan itu dapat diambil tindakan untuk pelaksanaan selanjutnya agar pelaksanaan keseluruhan benar-benar dapat sesuai atau mendekati apa yang direncanakan (Koontz dan O’Donnel : )

Suatu sistem pengawasan adalah efektif, bilamana sistem pengawasan itu memenuhi prinsip fleksibilitas. Ini berarti bahwa sistem pengawasan itu dapat tetap dipergunakan, meskipun terjadi perubahan-perubahan terhadap rencana dugaan. Sedangkan titik berat pengawasan sesungguhnya berkisar pada manusia, sebab manusia itulah yang melakukan kegiatan-kegiatan dalam badan usaha yang bersangkutan.

B.PRINSIP-PRINSIP PENGAWASAN

Untuk mendapatkan suatu sistem pengawasan yang efektif, maka perlu dipenuhi beberapa prinsip pengawasan. Dua prinsip pokok, yang merupakan suatu condition sine qua non bagi sistem pengawasan yang efektif ialah adanya rencana tertentu dan adanya pemberian intruksi-intruksi, serta wewenang wewenang kepada bawahan.

1). Prinsip pokok pertama merupakan standar atau alat pengukur daripada pekerjaan yang dilakukan bawahan. Rencana tersebut menjadi penunjuk apakah suatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak

2). Prinsip pokok kedua merupakan suatu  keharusan yang perlu ada, agar sistem pengawasan itu memang benar-benar dapat efektif dilaksanakan. Wewenang dan intruksi-intruksi yang jelas dapat diberikan kepada bawahan berdasarkan itulah dapat diketahui bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Atas dasar intruksi yang diberikan kepada bawahan dapat diawasi pekerjaan seorang bawahan.

Setelah kedua prinsip pokok di atas, maka suatu sistem pengawasan haruslah mengandung prinsip-prinsip berikut :

a.       Dapat mereflektifkan sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus diawasi.

b.      Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan.

c.       Fleksibel.

d.      Dapat merefleksi pola organisasi.

e.       Ekonomis.

f.       Dapat dimengerti

g.      Dapat menjamin tindakan-tindakan kolektif.

C.PROSES-PROSES PENGAWASAN

Dalam  melaksanakan suatu tugas tertentu, selalu terdapat urutan-urutan pelaksanaan tugas tersebut walaupun tugas itu sederhana. Demikian juga halnya dalam pelaksanaan tugas pengawasan, untuk mempermudah pelaksanaaan dalam merealisasika tujuan harus pula dilalui beberapa fase atau urutan  pelaksanaan.

Proses pengawasan di manapun juga atau pengawasan yang berobjekkan apapun terdiri dari fase berikut :

1.      Menetapkan alat pengukur  (standar).

Bila kita bermaksud mengukur atau menilai sesuatu, maka tugas itu baru dapat dilaksanakan bilamana kita mempunyai alat pengukur sesuatu itu : alat pengukur itu kita namakan alat pengukur.

Demikian juga halnya, bila kita mau mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan bawahan, kita harus mempunyai alat penilai, alat pengukur atau standar. Alat penilai atau alat pengukur (kualitas, kuantitas). Alat ini harus ditetapkan terlebih dahulu sebelum bawahan melaksanakan pekerjaannya (tugas-tugasnya) dan bawahan harus mengetahui benar  alat penilai (standar) yang dipergunakan atasannya untuk menilai bawahannya.

Bawahan harus memahami standar yang digunakan atasannya, maka standar tersebut dapat dikembangkan atas suatu  dasar bersama. Dengan kata lain, atasan dan bawahan bekerja dalam menetapkan apa yang menjadi standar hasil pekerjaan bawahan tersebut.

Dalam garis besarnya, jenis-jenis standar itu dapat digolongkan ke dalam tiga golongan besar, yakni sebgai berikut :

a.       Standar dalam bentuk fisik :

-          Kualitas hasil produksi

-          Kuantitas hasil produksi

-          Waktu

b.      Standar dalam bentuk uang :

-          Standar biaya

-          Standar penghasilan

-          Standar investasi

c.       Standar intangible

Standar dalam bentuk fisik (physical standard)  adalah semua standar yang dipergunakan untuk menilai atau mengukur hasil bekerjaan bawahan dan bersifat nyata tidak dalam bentuk uang. Jenis standarnya dapat bersifat kualitatif, kuantitatif, dan waktu.

2.      Mengadakan penilaian (evaluate).

Fase kedua dalam proses pengawasan adalah menilai atau mengevaluasi. Dengan menilai, dimaksudkan membandingkan hasil pekerjaan bawahan (actual result) dengan alat pengukur (standar) yang sudah ditentukan..

Dengan demikian, jelas untuk dapat melaksanakan tugas ini dua hal harus tersedia  (1) standar atau alat pengukur dan (2) actual result atau hasil pekerjaan bawahan.

Pimpinan membandingkan hasil pekerjaan bawahan yang senyatanya dengan standar sehingga dengan perbandingan itu bisa ditemukan berbagai penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi.

3.       Mengadakan tindakan  perbaikan (corrective action)

Fase terakhir ini hanya dilaksanakan, bila pada fase sebelumnya dipastikan telah terjadi penyimpangan. Dengan tindakan perbaikan diartikan, tindakan yang diambil untuk menyesuaikan hasil pekerjaan nyata yang menyimpang agar sesuai dengan standar atau rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Bila pimpinan sudah dapat menetapkan dengan pasti penyebab-sebab terjadinya penyimpangan barulah diambil tindakan perbaikan.