PERENCANAAN SEBAGAI LANGKAH KONKRIT MENCAPAI BUDAYA ORGANISASI YANG EFEKTIF

PERENCANAAN  SEBAGAI LANGKAH KONKRIT MENCAPAI BUDAYA ORGANISASI YANG EFEKTIF

Makalah ini disusun guna memenuhi salah satu tugas mata kuliah

Dasar-Dasar Administrasi

Dosen pengampu: Saliman, M.pd

Disusun oleh:

1.      Ghani Prasetya          (09416244017) 2.      Siti Hajar Rohmah    (09416244023) 3.      Hida Mujahida Basori (12416241060) 4.      Indra Purwo Adi       (12416244001) 5.      Imna Layinatus Sifa             (12416241054) 6.      Fitria Mustika Dewi (12426241046)

7.      Anggun Astria           (09416244029) 8.      Yusuf Aditiya Tama             (09416244049) 9.      Gian Tri Widodo       (12416241007) 10.  Lois Wayant Pratiwi (12416241012) 11.  Hasna Umul Fitroh   (12416241041)

PRODI PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2012

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Teori-teori manajemen modern menekankan pentingnya perilaku pelaku manajerial dalam melaksanakan tugasnya. Perilaku tersebut sebagian besar dipengaruhi oleh budaya organisasi. Baik atau buruknya layanan menajerial ditentukan oleh perilaku manajerial. Puas atau tidaknya konsumen, pelanggan, nasabah, atau klien tergantung pada perilaku pemberi layanan.

Setiap (organisasi) mempunyai budaya organisasi yang mempengaruhi semua aspek organisasi dan perilaku anggotanya secara individual dan kelompok. Budaya sistem sosial atau organisasi memengaruhi sikap dan perilaku anggota organisasi. Contoh umum mengenai hubungan budaya organisasi, sikap, dan perilaku anggota dan kinerja organisasi yang baik adalah budaya organisasi bangsa jepang. Budaya perusahaan Jepang jauh berbeda. Perusahaan Jepang berusaha mempertahankan nilai paternalistik, lingkungan yang kekeluargaan, yang kemudian membuat karyawan sangat setia dan berdedikasi pada perusahaan.

Hal yang sangat berbeda dengan di Indonesia, budaya organisasi bangsa Indonesia yang sangat berbeda dengan budaya Jepang. Sebagian besar para pelaku organisasi kurang loyal terhadap organisasinya dan kurang memahami tujuan apa yang sebenarnya hendak dicapai. Oleh sebab itu untuk mewujudkan budaya organisasi yang efektif, diperlukan suatu strategi yaitu sebuah Perencanaan.

B.     Rumusan Masalah

Organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang memiliki tujuan yang sama yaitu tujuan organisasi. Orang-orang yang memiliki pola dan daya pikir berbeda pastinya memiliki tujuan yang berbeda dalam Organisasi. Organisasi berperan mewadai pola dan daya pikir para anggotanya agar tercipta satu tujuan yaitu tujuan organisasi. Makalah ini mencoba membahas bagaiman suatu perencanaan yang sebagai pencapaian tujuan awal organisasi. Permasalahan ini meliputi :

1.      Pengertian Perencanaan

2.      Arti dan maksud perencanaan

3.      Unsur-unsur perencanaan

4.      Tahap-tahap yang harus dilalui untuk membentuk perencanaan

5.      Tipe-tipe perencanaan

6.      Tipe-tipe perencanaan administrasi

7.      Hiraki perencanaan

8.      Proses perencanaan

9.      Teknik perencanan

10.  Budaya organisasi yang efektif

11.  Upaya Membangun Budaya Organisasi yang Kuat, Adaptif, dan Transformatif

12.  Peran budaya organisasi

13.  Perencanaan yang baik

14.  Rintangan-rintangan dari perencanaan yang efektif

15.  Contoh-contoh perencanaan pada administrasi

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang dilakukan, bilamana akan dilakukan, dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan dimaksud untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang, dan usaha atau cara yang efektif untuk pencapaiannya. Perencanaan adalah suatu keputusan apa yang diharapkan dalam waktu yang akan datang. Perencanaan bukan suatu tindakan tapi suatu proses, yaitu proses yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir.

Berdasarkan uraian tersebut maka perencanaan mempunyai dua komponen, yaitu yang bersifat optimis dan pesimis. Bersifat optimis berdasarkan kepercayaan bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan akan terlaksana. Sedangkan sifat pesimis berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yangdiinginkan tidak akan terjadi.

Menurut Agus Sabardi (2001: 54) perencanaan merupakan sutau proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan cara pencapaiannya. Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective. Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa “ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini”. Dengan demikian perencanaan merupakan suatu cara atau metode-metode yang sistematis guna mencapai tujuan tertentu pada waktu yang akan datang.

Pendapat –pendapat tentang perencanaan.

Sesuai dengan pengertianya, maka terdapat beberapa pendapat mengenai batasan (definisi) daripada perencanaan.

-          Pendapat pertama : Perencanaan sebagai suatu proses.

Dalam pengertian ini Garth N. Jone mendefinisikan perencanaan sebagai berikut, “Perencanaan adalah proses pemilihan dan pengembangan daripada tindakan yang paling baik/menguntungkan untuk mencapai tujuan.”

-          Pendapat kedua: Perencanaan sebagai fungsi managemen.

Dalam pengertian ini  Mc. Farland mendefinisikan perencanaan sebagai berikut, “Perencanaan adalah fungsi  dimana pimpinan kemungkinan menggunakan pengaruh daripada kewenanganya, yang dapat mengubah kegiatan dan tujuan daripada organisasi.”

-          Pendapat ketiga: Perencanaan sebagai suatu keputusan.

Dalam pengertian ini W.H. Newman memberikan definisi sebagai berikut, “Perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk waktu yang akan datang ,yaitu suatu rencana yang  diproyeksikan dalam suatu tindakan.”

Berdasarkan atas pendapat-pendapat tersebut di atas, jelaslah bahwa; perencanaan dianggap sebagai suatu proses , dianggap sebagai suatu fungsi dan dapat di anggap sebagai suatu keputusan.

Perencanaan sebagai suatu proses, karena perencanaan adalah suatu tindakan pemilihan yang terbaik/menguntungkan dari berbagai alternative dalam usaha pencapaian tujuan. Adapun Perencanaan sebagai fungsi managemen, di mana pimpinan (manager) wajib melakukan perencanaan sebagai pedoman dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan perencanaan sebagai keputusan ialah untuk kejelasan apa yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan.

B.     UNSUR-UNSUR SUATU RENCANA

Pada umumnya, suatu rencana yang baik berisikan atau memuat enam unsur, yaitu: the what, the why, the where, the when, the who, dan the how. Jadi, suatu rencana yang baik harus memberikan jawaban kepada enam pertanyaan berikut.

1.      Tindakan apa yang harus dikerjakan?

2.      Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan?

3.      Di manakah tindakan itu harus dilaksanakan?

4.      Kapankah tindakan itu dilaksanakan?

5.      Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu?

6.      Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu?

Dari jawaban-jawaban pertanyaan di atas, sesuatu rencana harus memuat hal-hal sebagai berikut:

1.      Penjelasan dari perincian kegiatan-kegiatan yang dibutuhkannya, faktor-faktor produksi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiat­an-kegiatan tersebut agar apa yang menjadi tujuan dapat dihasilkan.

2.      Penjelasan mengapa kegiatan-kegiatan itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan yang ditentukan itu harus dicapai.

3.      Penjelasan tentang lokasi fisik setiap kegiatan yang harus dikerja­kan sehingga tersedia segala fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan itu.

4.      Penjelasan mengenai waktu dimulainya pekerjaan dan diselesai- kannya pekerjaan baik untuk tiap-tiap bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerja. Di sini harus ditetapkan standar waktu untuk mengerjakan, baik bagian-bagian pekerjaan maupun untuk seluruh pekerjaan.

5.      Penjelasan tentang para petugas yang akan mengerjakan pekerja- annya, baik mengenai kuantitas maupun mengenai kualitas, yaitu kualifikasi-kualifikasi pegawai, seperti keahlian, pengalaman, dan sebagainya. Di sini pula harus dijelaskan authority, responsibility dan accountability dari masing-masing pegawai.

6.      Penjelasan tentang teknik mengerjakan pekerjaan.

Perencanaan adalah suatu proses kesinambungan, dan tidak ada rencana yang bersifat final, tetapi selalu merupakan bahan untuk diadakan perbaikan. Oleh karena itu rencana bukan merupakan hasil akhir daripada proses perencanaan, tetapi sekedar sebagai laporan sementara . Bersama ini diberikan contoh tata urutan bagian-bagian/unsur-unsur perencanaan yang merupakan sistematika berpikir dalam perencanaan.

a.       Hasil akhir (the ends), yaitu spesifikasi dari tujuan-tujuan/sasaran-sasaran target perencanaan. Di sini ditentukan apa yang ingin di capai, dan bilamana kita akan mencapainya.

b.      Alat-alat (the means);  yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur dan prakteknya. Di sini di tentukan bagaimana menyelesaikan rencana.

c.       Sumber-sumber (the resources); yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan bermacam-macam sumber, antara lain: tenaga kerja, keuangan, material, tanah, dan sebagainya.

d.      Pelaksanaan (implementation); yaitu  menentukan prosedur pengambilan keputusan dan cara mengorganisasikannya sehingga rencana tersebut dapat dilaksanakan

e.       Pengawasan (control); yaitu menentukan prosedur apa yang dilakukan dalam menemukan kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutanya.

C.    Tahap-tahap Perencanaan

Menurut Stoner (Agus Sabardi, 2001: 55) perencanaan merupakan suatu kegiatan yang terbagi dalam 4 tahap dan berlaku untuk semua jenjang organisasi yaitu:

1.      Tahap 1: Menetapkan Serangkaian Tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang apa yang dibutuhkan oleh organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak efektif. Identifikasi prioritas dan menentukan tujuan yang spesifik sehingga memungkinkan organisasi menggunakan sumber dayanya secara efektif.

2.      Tahap 2: Merumuskan Keadaan Sekarang

Hanya dengan menganalisis kondisi organisasi saat ini, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan selanjutnya. Misalnya menganalisis sejauh mana posisi organisasi dari tujuannya dan sumber daya apa saja yang tersedia untuk pencapaian tujuan tersebut. Selain itu, komunikasi yang terbuka dengan para anggota organisasi, data keuangan, dan statistik diperlukan pada tahap ini. John M. Ivancevich (2006: 115) mengemukakan komunikasi merupakan hal yang mengikat kesatuan organisasi. Komunikasi membantu anggota-anggota organisasi mencapai tujuan individu dan organisasi, merespons, dan mengimplementasikan perubahan organisasi, mengkoordinasikan aktivitas organisasi, dan ikut memainkan peran dalam hamper semua tindakan organisasi yang relevan. Bila sebuah organisasi sampai pada titik di mana komunikasi dalam organisasi tidak berjalan efektif, maka organisis tersebut tidak akan berfungsi seefektif yang seharusnya.

3.      Tahap 3: Identifikasi segala Kemudahan dan Hambatan

Mengidentifikasi faktor internal dan eksternal apa saja yang dapat membatu suatu organisasi dalam mencapai tujuannya, serta faktor-faktor yang dapat menimbulkan hambatan-hambatan organisasi dalam mencapai tujuannya. Perlu juga dilakukan antisipasi situasi dengan memprediksi problem dan kesempatan-kesempatan yang mungkin terjadi pada masa yang akan datang merupakan esensi dari proses perencanaan.

4.      Tahap 4: Mengembangkan Serangkaian Kegiatan untuk Pencapaian Tujuan

Tahap terakhir ini melibatkan pengembangan berbagai alternative kegiatan untuk pencapaian tujuan, evaluasi alternative tersebut dan pemilihan alternative terbaik di antara alternative yang ada untuk pencapaian tujuan.

Tahapan tersebut jika digambarkan, akan tampak seperti gambar di bawah ini:

Tahap 1  Menetapkan Serangkaian Tujuan

Tahap 3 Identifikasi segala Kemudahan dan Hambatan

Tahap 2 Merumuskan Keadaan Sekarang

Tahap 4: Mengembangkan Serangkaian Kegiatan untuk Pencapaian Tujuan

U

J

U

A

N

T

 

Sesuai dengan pendapat A.M. Williams, maka poses perencanaan meliputi :

1.      Menentukan/menetapkan dengan jelas maksud/tujuan

Berarti menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang akan dilakukan. Maksud dan tujuan itu adalah sasaran yang ingin dicapai dengan menentukan kebijaksanaan berarti apa yang akan ditempuh untuk menyelesaikan tujuan.

2.      Menentukan alternatif

Artinya bahwa pimpinan tau manager harus memperhitungkan faktor-faktor yang dihadapi, yaitu kejadian-kejadian yang akan datang.

3.      Mengatur sumber-sumber yang diperlukan

Antara lain: tenaga kerja, biaya, peralatan, bahan-bahan atau perlengkapan, dan waktu yang diperlukan. Hal itu harus sudah tersedia bila diperlukan.

4.      Menentukan organisasi, metode, dan prosedur

Maksudnya bahwa dalam pelaksanaan rencana ini perlu adanya suatu organisasi, metode atau tata kerja, termasuk juga bimbingandan pengawsan yang diperlukan dalam kegiatan itu.

5.      Menentukan atau menetapkan rencana itu sendiri.

Pembuatan rencana itu sendir meliputi :

a.       Hal-hal yang mencakup penentuan tujuan dan sasaran.

b.      Target yang akan dicapai, dan yang akan mempunyai pengaruh terhadap pekerjaan organisasi itu.

c.       Sumber-sumber yang diperlukan, yaitu: tenaga manusia, biaya, alat, bahan dan termasuk waktu penyelesaian rencana.

d.      Metode dan pelaksanaan rencana.

Rencana yang baik, haruslah mengandung sifat-sifat sebagai berikut:

1.      Pemakaian kata-kata yang sederhana dan terang,

Kata-kata dan kalimat-kalimat yang dipergunakan oleh suatu rencana haruslah sederhana dan mudah dimengerti untuk meniadakan penafsiran yang berbeda. Sering si pembuat rencana tidaklah selalu orang yang melaksanakan rencana karenanya susunan kata dan kalimat harus sedemikian rupa sehingga mudah diketahui maksudnya oleh setiap orang.

2.      Fleksibel,

Selanjutnya, suatu rencana haruslah fleksibel, artinya rencana tersebut harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan yang berubah yang tidak diduga sebelumnya. Dengan kata lain, suatu rencana tidak perlu diubah seluruhnya kalau terjadi perubahan keadaan, melainkan hanya perubahan sedikit saja yang dimungkinkan oleh rencana sebelumnya.

3.      Mempunyai stabilitas,

Di samping adanya kemungkinan mengadakan perubahan, maka suatu rencana haruslah mempunyai sifat stabil, yang berarti tidak perlu setiap kali diubah atau tidak dipakai sama sekali.

4.      Ada dalam perimbangan, dan

Seterusnya suatu rencana haruslah ada dalam perimbangan, berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada setiap unsur organisasi seimbang dengan kebutuhannya.

5.      Meliputi semua tindakan yang diperlukan.

Akhirnya, rencana tersebut haruslah cukup luas untuk meliputi semua tindakan yang diperlukan, artinya haruslah rencana tersebut meliputi seluruh unsure-unsur organisasi.

D.    Tipe-tipe Perencanaan

Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam-macam ialah meninjau berbagai tipe perencanaan yang merupakan hasil daripada proses perencanaan. Disamping itu juga adanya hirarkhi perencanaan, menggolongkan rencana sesuai dengan tingkat-tingkat managemen di mana rencana itu dilaksanakan, yaitu :

1.      Tujuan  (objectives)

Tingkatan yang tertinggi daripada perencanaan ialah menunjukan hasil akhir, di mana kegiatan organisasi itu diarahkan dan termasuk kegiatan akhir ini ialah : sasaran dan target. Tujuan dirumuskan oleh pimpinan tingkat atas berdasarkan penilaian ekonomi, sosial dan politik sesuai dengan garis-garis pengarahan strategi dan kebijaksanaan.

2.      Strategi

Tindakan perencanaan pimpinan tingkat atas dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan strategi adalah sifat jangka panjang dan menjadi perencanaanyang bersifat taktis pada pimpinan tingakt bawah.

3.      Kebijaksanaan (policies)

Kebijaksanaan ialah pernyataan umum perilaku daripada organisasi. Dengan menetapkan pedoman untuk pemikiran dan pengambilan keputusan dalam rangka tersedianya sumber-sumber yang diperlukan.

4.      Prosedur (procedures)

Seperti halnya kebijaksanaan, tetapi prosedur banyak ditekankan dalam menentukan jawaban yang tertentu dalam mengendalikan kegiatan dalam waktu yang akan datang. Pada dasarnya prosedur menggambarkan urut-urutan yang bersifat kronologis daripada tindakan yang harus dilakukan.

5.       Anggaran
Anggaran adalah proses penentuan keadaan yang berhubungan dengan dana organisasi. Anggaran Organisasi adalah suatu rencana yang meliputi sumber-sumber dana yanga ada kaitanya terhadap semua tahap-tahap kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang akan datang.

6.      Rencana proyek (project plans)

Rencana proyek adalah perpaduan dari tujuan, kebijaksanaan, prosedur, anggaran dan unsur-unsur lain yang diperluakn untuk melaksanakan tujuan tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.

7.      Rencana fungsional (functional plan)

Rencana fungsional dalah suatu garis besar tindakan yang akan dilakuakn dalam bidang fungsional, misalnya: pemasaran, produksi, keungan dan sebagainya.

E.     Tipe – tipe Perencanaan Administrasi

1.      W.H Newman membagi tipe-tipe perencanaan aministrasi sebagai berikut :

a.    Sasaran

Sasaran memberikan arah kegiatan yang bermacam-macam, terutama yang berhubungan dengan proses perencanaan. Hal ini akan menentukan adanya desentrasi perencanaan, kordinasi, motivasi, dan terutama unsure yang penting adalah pengawasan.

b.    Rencana tunggal

Rencana tunggal adalah menentukan langkah kegiatan, disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat, dan selesai apabila sasarangnya telah tercapai.

c.    Rencana induk

Rencana induk ini dapat dipergunakan terus-menerus. Rencana induk ini adalah suatu rencana yang luas. Oleh karena itu rencana lain harus serasi dan terpadu, termasuk juga rencana tunggal merupakan bagian daripada rencana induk ini, terutama apabila adanya efek yang terus-menerus terhadap rencana induk ini.

2.      Perencanaan Berdasarkan sasaran

a.    Tujuan

Setiap organisasi haru menjelaskan secara jelas tujuan sebagai landasan untuk semua perencanaan. Tujuan ini mungkin bermacam-macam, tertapi harus dilakukan secara seimbang, sehingga satu sama lain berjalan seirama. Tujuan yang luas itu diterjemahkan sedemikian rupa dan dirumuskan secara terperinci, sehingga diperlukan adanya sasaran antara. Dengan demikian maka sasaran-sasaran antara itu dapat dibagi-bagi ke dalam unit-unit atau bagian-bagian lain yang lebih kecil dan dipergunakan sebagai tujuan.

b.    Anggaran dan batas waktunya

Anggaran adalah permyataan dalam bentuk angka-angla terutama dalam bentuk perhitungan keungan, dengan pengharapan agar kegiatan pada suatu periode tertentu hasilnya dapat diperoleh untuk waktu yang akan dating.Anggaran yang telah disiapkan itu merupakan perkiraan, disamping menggambarkan perencanaan yang sesungguhnya untuk setiap kegiatan yang akan dikerjakan. Jelasnya anggaran menentukan di mna kegiatan itu untuk mencapai sasarannya.

c.    Batas waktu anggaran

Dimaksudkan suatu rencana yang harus selesai dalam batas waktu yang ditentukan. Dengan perkataan lain suatu rangkaian rencana anggaran sesuai dengan pekerjaan-pekerjaan tertentu yang harus diselesaiakan dengan batas waktu yg telah ditentukan.

d.   Sasaran kegiatan

Kegiatan yang bermacam-macam itu ditentukan berdasarkan atas standar sebagai ukuran hasil . Standar hasil ini biasanya dinyatakan dalam bentuk fisik, umpama : Membuat tembok gedung sekian meter persegi selesai dalam sekian jam. Mungkin dapat digunakan untuk mengukur kerugian waktu umpama : beberapa jam waktu yang hilang dari para karyawan karena kemacetan di jalan waktu berangkat ke kantor.

3.      Rencana Tunggal

a.    Program utama

Program utama menunjukan langkah “dasar” yang perlu ditentukan untuk menyelesaiakn suatu tujuan. Siapakan yang bertanggung jawab untuk setipa langkah (tahap) dan perkiraan lamanya waktu untuk setiap tahap itu

Tujuan daripada program utama ini sangat bermanfaat tidak hanya untuk segala ancaman kegiatan daripada organisasi, tetapi juga untuk tugas utamanya. Misalnya : Departemen pertanian sebagai program utamanya ialah meningkatakan produksi padi,tanpa meninggalkan tugas utamnya, yaitu bimbingan dan penyuluhan kepada para petani.

b.    Proyek

Proyek adalah bagian dari program umum yang secara relative terpisah, direncanakan dan dilaksanakan tersendiri, dan bila telah selesai pekerjaan itu dihentikan. Pimpinan menghendaki agar proyek dilaksanakan berdasarkanmatas tahap-tahap daripada kegiatan organisasi.Misalnya : Departemen pertanian dalam program peningkatan produksi padi, mendasarkan atas intensifikasi dan extensifikasi, Untuk tahap itu di perlukan rencana kerja tersendiri yang dinamakan Proyek Bimbingan Masal (Bimas), Intensifikasi Masal (Inmas), dan Inntensifikasi khsus. Untuk melaksanakan proyek ini diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :

1.      Mengatur organisasi dan personalnya (organizing and staffing), yaitu dengan membentuk panitia yang mempunya wewenang dan tanggung jawab, membentukan tugas dan kewajiban para anggota, dan sebagainya.

2.      Menentukan kebijaksanaan untuk sesuatu proyek (Setting policies for the project). Bimbingan adalah diperlukan sejak dari permulaanya dalam hal-hal yang berhubungan dengan tugas yang dilakukan, termasuk mengadakan survey.

3.      Memepersiapkan uraian pekerjaan  (job description). Hal ini menyangkut keputusan tentang bentuk, isi dan istilah yang di gunakan dalam uraian termasuk  jadwal waktu pelaksanaan.

4.      Penilaian pekerjaan (Evalution the job). Faktor perbandingan adalah suatu metode yang dipergunakan. Misalnya : Kelompok pekerjaan harus terperinci secara jelas.

5.      Membuat survey lapangan (making a field survey), sebagai kelengkapan dan perbandingan.

6.      Mengembangkan data sebagain sumber informasi (Developing data as source of information).

7.      Menetapkan rencana (Installing the plan)

8.      Memberikan informasi kepada para pegawai (Information employer).

     

Proyek adalah suatu bentuk rencana yang fleksibel dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat.

c.    Program khusus

Tipe lain daripada rencana tunggal adalah program khusus, yang merupakan salah satu tahap daripada kegiatan organisasi. Lain hanya dengan proyek, program khusus ini tidak mempunya data yang sempurna secara jelas. Jelasnya Program khusus ini adalah untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi terus menerus, di mana reancana ini harus disesuaikan dari waktu kewaktu dengan memperhitungkan situasi dan kondisi yang telah ada. Misalnya : Pembangunan Daerah Timor Timur, sebagai proyek khusus Pemerintah pusat.

d.   Rencana Terperinci.

Rencana yang lebih terperinci adalah suatu hal yang sangat diinginkan. Rencana yang mengatur secara terperinci ini sangat diperlukan untuk melaksanakan keputusan dari Pimpinan. Rencana terperinci ini meliputi hal-hal yang berhubungan dengan tenaga kerja, pengggunaan alat-alat dan perlengkapan atau sumbersumber dan informasi yang diperlukan, misalnya : jadwal waktu, pemberian order, standar metode, prosedur termasuk sistem pelaporan, pertanggungjawaban dan pengawasan.

4.      Rencana Induk

Rencana Induk dapat dibeda-bedakan atas :

a.       Kebijaksanaan.

Kebijaksanaan adalah suatu rencana umum (general Plan), yang menjadi pedoman daripada para anggota-anggotanya dalam melaksanakan kegiatannya. Di samping itu kebijaksanaan merupakan pola daripada kegiatan organisasi. Sesungguhnya setiap usaha harus menentukan pola kebijaksanaan ini yang mencakup semua kegiatan-kegiatan yang pokok daripada organisasinya. Dengan demikian maka pimpinan akan lebih muda memutuskan, yang mana kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan kebijaksanaan khusus, dan mana yang diperlukan suatu penanganan yang lebih baik, atau hal-hal yg bersifat fleksibel.

b.      Prosedur.

Perbedaan antara kebijaksanaan, metode dan prosedur. Prosedur ialah proses untuk diketahui apa yang harus dilakukan. Dengan demikian langkah-langkah/ tahap-tahap ini menjadi suatu hal yang rutin dan tugas daripada administrasi ini adalah menyederhanakan (simplified) supaya tidak berbelit belit dan membuang-buang waktu.

             Prosedur untuk memindahkan informasi dilakukan dengan bentuk tertulis, untuk itu diperlukan persiapan dalam bentuk standar atau formulir, yang dapat digunakan untuk menggambarkan hal-hal yang penting daripada prosedur. Formulir isian ini dalam praktek harus teliti dan jelas, yang merupakan catatan informasi dalam bentuk standar, yang penyimpanannya diatur secara rapi, sebagai dokumen informasi.

c.       Metode.

            Standar metode adalah “cara /jalan yang terbaik” untuk melaksanakan setiap kegiatan/pekerjaan. Standar metode ini dimaksudkan agar setiap pekerja dalammelaksanakan pekerjaannya mempunyai hasil yang sempurna dengan mencapai “efisiensi” Penggunaan daripada standar metode ini tidak hanya untuk mencapai efisiensi , tetapi juga terhadap kualitas pekerjaannya dan keseragaman daripada hasil yang diharapkan.

Perbedaan antara kebijaksanaan dan metode. Kebijaksanaan pada dasarnya mencakup bidang yang luas atau sebagai pedoman pokok, sedangkan metode ialah berhubungan dengan cara/jalan bagaimana suatu kebijaksanaan itu dilakukan. Pengertian ini sangat berguna terutama untuk membedakan pandangannya masing-masing, lebih-lebih penetrapannya dalam perencanaan. Dengan demikian para pimpinan organisasi tidak hanya terlibat dalam penentuan metode dan prosedur saja, tanpa menentukan terlebih dahulu pola kebijaksanaannya atau sebaliknya, sedangkan dalam administrasi yang baik selalu mempertimbangkan kedua-duanya yaitu kebijaksanaan dan metode.

F.     Hirarki Perencanaan

Menurut Mc.Farland, perencanan di dalam suatu organisasi, mengikuti adanya tingkat-tingkat Managemen yaitu sesuai dengan perbedaan daripada tingkat-tingkat kewenangan (authority) dan pertanggungjawabannya. Adapun kegiatan perencanaan sesuai dengan kewenangannya adalah sebagai berikut :

Kewenangan/tanggung jawab	Perencanan
Pimpinan tingkat Atas	-          Sasaran -          Kebijaksanaan -          Rencana jangka panjang
Pimpinan tingkat Menengah	-          Melengkapi sasaran -          Kebijaksanaan untuk mencapai sasaran -          Program -          Targets
Pimpinan tingkat	-          Sasaran Jangka Pendek -          Melengkapi Kebijaksanaan -          Proyek (project) -          Jadwal (schedule)

G.    Proses Perencanaan

Sesuai dengan pendapat A.M Williams, maka proses dari pada perencanaan meliputi :

1.      Menentukan/menetapkan dengan jelas maksud/tujuan, berarti menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang akan dilakukan.

2.      Menentukan alternative, artinya bahwa pimpinan/manager harus memperhitungkan faktor-faktor yang akan dihadapi, yaitu kejadian-kejadian yg akan datang.

3.      Mengatur sumber-sumber yang diperlukan, antara lain : tenaga kerja, biaya, peralatan, bahan-bahan/perlengkapan, waktu yang diperlukan. Hal itu harus sudah tersedia bila diperlukan.

4.      Menentukan organisasi, metode dan prosedur, maksudnya bahwa dalam pelaksanaan rencana ini perlu adanya suatu  organisasi, metode dan tata kerja, termasuk juga bimbingan dan pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan itu.

5.      Menentukan/menetapkan rencana itu sendiri. Pembuatan rencana itu sendiri meliputi:

1.         Hal-hal yang mencakup penentuan tujuan dan sasaran.

2.         Target yang akan dicapai, dan yang akan mempunyai pengaruh terhadap pekerjaan organisasi itu.

3.         Sumber-sumber yang diperlukan , yaitu : tenaga manusia, biaya, alat, bahan dan termasuk waktu penyelesaian rencana.

4.         Metode dan prosedur pelaksanaan rencana

H.    Teknik-teknik Perencanaan

            Teknik-teknik perencanaan adalah: metode perencanaan yang berhubungan dengan prosedur bagaimana perncan  melaksanakan tugasnya. Prosedur berhubungan juga dengan langkah-langkah apa yang akan dilakukan mulai dari persiapan sampai berakhirnya dengan perncanaan tersebut. Semua itu harus sesuai  dengan keperluan tiap-tiap langkah. Prosedur ini disebut pendekatan analitis oleh H.Newman.

            Langkah-langkah pendekatan analitis:

1.      Menentukan permasalahannya

Apa yang harus dilakukan oleh pimpinan dalam mencapai tujuan, atau apa yang akan dicapai.

2.      Berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan

Sedapat mungkin dengan waktu yang tersedia, mampu mendapatkan fakta itu dalam bentuk yang baik sebagai sumber informasi.

3.      Analisa sumber informasi

Mempertimbangkan faktor-faktor informasi itu saatu sama lain dan mencoba menghubungkan faktor informasi itu satu sama lain.

4.      Memilih tindakan-tindakan alternatif

5.      Mempertimbangkan alternatif

Mempertimbangkan untuk memutuskan mana yang terbaik untuk memecahkan masalah.

6.      Mengambil keputusan

Melakukan analisa dan observasi selanjutnya untuk melihat apakah adanya faktor-faktor baru yang akan timbul yang mungkin diperlukan untuk suatu perubahan dalam pembuatan rencana.

I.       Budaya Organisasi yang Efektif

1.      Pengertian Budaya Organisasi

Menurut Luthans (Andreas Lako, 2004: 29), budaya organisasi merupakan norma-norma dan nilai-nilai yang mengarahkan perilaku anggota organisasi. Setiap anggota akan berperilaku sesuai dengan budaya yang berlaku agar diterima oleh lingkungannya. Sarplin (1995) menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan suatu system nilai, kepercayaan, dan kebiasaan dalam suatu organisasi yang saling berinteraksi dengan struktur system formalnya menghasilkan norma-norma perilaku organisasi. Stoner et al. (1995) mendefinisikan budaya organisasi sebagai suatu cognitive framework yang meliputi sikap, nilai-nilai, norma perilaku dan harapan-harapan yang disumbangkan oleh anggota organisasi. Davis (1984) menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan pola keyakinan dan nilai-nilai (values) organisasi yang dipahami, dijiwai dan dipraktikkan oleh organisasi sehingga pola tersebut memberikan arti tersendiri dan menjadi dasar aturan berperilaku dalam organisasi.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan budaya organisasi merupakan suatu sikap, nilai-nilai, norma perilaku, kebiasaan, dan pola keyakinan yang dipahami, dijiwai, dan dipraktikkan oleh organisasi, sehingga pola tersebut dapat menjadi dasar aturan berpelikaku dalam organisasi. Budaya organisasi diyakini merupakan faktor penentu utama kesuksesan kinerja ekonomi suatu organisasi. Keberhasilan suatu organisasi mengimplementasikan aspek-aspek atau nilai-nilai (values) budaya organisasinya dapat mendorong organisasi tersebut tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan.

2.      Karakteristik dan Level Budaya Organisasi

Luthans (Andreas Lako, 2004: 33) mengidentifikasi ada enam karakteristik penting dalam budaya organisasi yaitu:

a.      Observed behavioral regularities

Yaitu apabila para partisipan organisasi saling berinteraksi satu sama lain, maka mereka akan menggunakan bahasa, terminology, dan ritual-ritual yang sama yang berhubungan dengan rasa hormat dan cara bertindak

b.      Norms

Yaitu standar-standar perilaku yang ada, mencakup pedoman tentang berapa banyak yang harus dilaksanakan dan perbuatan-perbuatan apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan.

c.       Dominant values

Ada sejumlah values utama yang organisasi anjurkan dan harapkan kepada para anggota organisasi untuk menyumbangkannya, misalnya kualitas prooduk yang tinggi, absensi yang rendah, dan efisiensi yang tinggi.

d.      Philosophy

Ada sejumlah kebijakan yang menyatakan keyakinan organisasi tentang bagaimana para karyawan adan atau para pelanggan diperlakukan.

e.       Rules

Ada sejumlah pedoman pasti yang berhubungan dengan kemajuan atau cara berhubungan yang baik dalam organisasi. Para karyawan baru harus mempelajari “ikatan” atau rules yang telah ada sehingga mereka dapat diterima sebagai full-fledget anggota kelompok.

f.        Organizational climate

Yaitu ada suatu feeling yang menyeluruh yang dibawa oleh physical layout, cara para anggota organisasi berinteraksi, dan cara para anggota organisasi memperlakukan dirinya menghadapi pihak pelanggan dan pihak luar lainnya.

Schein (Andreas Lako, 2004: 35) menyatakan bahwa budaya organisasi berada pada tiga tingkat, yaitu:

a.      Artifacts (Artifak)

Level ini merupakan dimensi yang paling terlihat dari budaya organisasi, merupakan lingkungan fisik dan sosial organisasi. Pada level ini, orang memasuki suatu organisasi dapat melihat dengan jelas bangunan, output (barang dan jasa), teknologi, bahasa tulisan dan lisan, produk seni, dan perilaku anggota organisasi. Budaya organisasi memiliki ciri yang semua struktur dan proses organisasional dapat terlihat. Dijelaskan bahwa seorang anggota organisasi baru memasuki suatu organisasi yang telah memiliki proses dan struktur yang visible dan menghadapi (melihat, mendengarkan, dan merasakan) suatu kelompok baru dengan suatu budaya baru yang asing baginya. Karena antara organisasi yang satu dengan yang lain artifacts-nya berbeda-beda, maka pendatang baru perlu belajar memberikan perhatian yang khusus kepada budaya organisasi tersebut.

b.      Espoused Values (Nilai-nilai)

Para anggota organisasi mempertanyakan “apa yang seharusnya dapat mereka berikan untuk organisasi”. Pada tingkat ini, baik organisasi maupun anggota organisasi membutuhkan tuntutan strategi, goals, dan filosofi dari pemimpin organisasi untuk bertindak. Menurut Schein, kebanyakan budaya organisasi dapat menelusuri kembali expoused values ini, dan mempelajari maknanya dalam konteks organisasi. Semua pembelajaran organisasi merefleksikan nilai-nilai anggota organisasi, perasaan mereka mengenai apa yang seharusnya berbeda dengan apa adanya. Jika anggota organisasi menghadapi persoalan atau tugas baru, solusinya adalah nilai-nilai

c.       Basic Underlying Assumptions (Asumsi Dasar)

Pada tingkat basic underlying assumptions, berisi sejumlah kepercayaan atau keyakinan (beliefs) bahwa anggota organisasi mendapat jaminan (taken for granted) bahwa mereka diterima secara baik untuk melakukan sesuatu secara efisien dan efektif. Asumsi-asumsi dasar ini mempengaruhi perasaan, pemikiran, persepsi, kepercayaan, dan pikiran bawah sadar anggota organisasi. Sikap solusi yang dikemukakan pemimpin perusahaan dapat berhasil berulang-ulang, maka solusi dianggap sebagai sudah seharusnya (taken for granted).

Artifacts

Basic Underlying Assumptions

Espoused Values

 

      Gambar 2. Level Budaya menurut Schein

3.      Budaya Organisasi yang Efektif (Kuat, Adaptif, dan Transformatif)

Budaya organisasi yang efektif memiliki paling sedikit dua sifat, yaitu:

a.       Kuat (strong) artinya budaya tersebut mampu mengikat dan mempengaruhi perilaku individu pelaku organisasi untuk menyelaraskan tujuan individu dan kelompoknya dengan tujuan organisasi, serta mampu mendorong para pelaku organisasi untuk memiliki goals, objectives, persepsi, perasaan, nilai, dan kepercayaan, interaksi sosial, dan norma-norma bersama sehingga mereka mampu bekerja dan mengekspresikan potensi mereka dalam arah dan tujuan yang sama.

b.      Dinamis dan adaptif, artinya budaya tersebut fleksibel dan responsive terhadap dinamika lingkungan internal dan eksternal organisasi yang demikian cepat dan komples.

J.      Upaya Membangun Budaya Organisasi yang Kuat, Adaptif, dan Transformatif

Andreas Lako (2004: 57) mengemukakan beberapa strategi yang perlu disiasati dan ditempuh para pelaku organisasi sebagai upaya membangun budaya organisasi yang kuat, adaptif, dan transformative antara lain:

1.      Merekrut dan mengembangkan pola kepemimpinan yang transformasional (transformational leadership)

Visi dan tindakan para pemimpin puncak dan manajer memiliki implikasi langsung terhadap kinerja perusahaan dan perilaku karyawan. Oleh karena itu, perekrutan dan pengembangan para eksekutif perusahaan harus dilakukan dalam kerangka mengembangkan kepemimpinan yang adaptif dan transformasional, yaitu pemimpin yang mampu menggerakkan seluruh jajaran organisasi untuk bekerja melebihi ekspektasi serta sekaligus melakukan transformasi struktur dan operasional yang diperlukan tanpa menimbulkan gejolak atau kekacauan yang merugikan. Pemimpin yang transformative adalah pemimpin yang memiliki visi ke depan, mampu mengidentifikasi perubahan lingkungan, dan mentrasnformasikan perubahan lingkungan ke dalam perusahaan, mempelopori perubahan, memberikan inspirasi dan motivasi kepada individu-individu untuk berkreatif dan berinovatif, membangun kerjasama tim yang kompak dan inovatif, membawa perubahan dan pembaharuan dalam etos kerja dan kinerja manajemen, berani dan bertanggung jawab memimpin dan mengendalikan perusahaan, dan masih banyak lagi yang lainnya.

2.      Mendesain kembali strategi manajemen sumber daya manusia (SDM) yang berbasis pada budaya perusahaan.

Manajemen SDM merupakan suatu proses manajemen yang dirancang untuk mendapatkan SDM yang berkualitas (recruitment), melatih dan mengembangkan SDM agar memiliki kompetensi tertentu (pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan pengalaman) sesuai dengan yang dibtuhkan perusahaan, memberdayakan (empowering) SDM sesuai dengan kompetensi dan kebutuhan perusahaan, dan memelihara (maintenance) SDM sebagai asset perusahaan dengan memberikan rewards tertentu.

3.      Mendesain kembali strategi system usaha dan strategi bersaing perusahaan agar sesuai dengan trend lingkungan stakeholders dan pergeseran paradigm dari variabel-variavel mega-environment.

Ini berarti perusahaan perlu beradaptasi dan mengadopsi nilai-nilai budaya global yang dianggap dapat menjadi share values untuk membangun core competence perusahaan.

4.      Mendesain kembali strukutur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab structural atau fungsional secara jelas dan tegas.

Struktur ini  berfungsi untuk menunjuk bagaimana tugas dan tanggung jawab tersebut dibagi dan diintegrasikan. Dengan mendesain kembali struktur organisasi, setiap level organisasi akan dipimpin oleh para manejer transformasional yang berdedikasi dan bertanggung jawab.

5.      Merancang bangun kembali system manajemen dan system pengendalian yang berbasis pada shared values budaya perusahaan.

Perancangan ini dimaksudkan untuk menuntun perusahaan dan para pelakunya bekerja melakukan proses manajemen dan menuntun bagaimana kinerja (efisiensi dan efektivitas) dari setiap proses manajemen tersebut tercapai. Dalam proses tersebut, para leader merumuskan misi dan visi perusahaan. Misi dan visi yang telah dirumuskan tersebut selanjutnya digunakan untuk merumuskan tujuan perusahaan.

6.      Perusahaan perlu memberikan perhatian serius terhadap isu diversity and multiculturalism karena isu-isu tersebut berpengaruh kuat terhadap keberhasilan kinerja suatu perusahaan.

Ada beberapa isu  multiculturalism yang menurut Hofstede dan Cox mempengaruhi peningkatan kinerja organisasional, antara lain: gender diversity and higher career involvement of woman, heterogenitas ras, etnik, kewarganegaraan, heterogenitas budaya organisasi. Dalam menghadapi isu-isu tersebut, perusahaan dan pelaku organisasi harus membangun system yang fleksibel dan adaptif.

K.    Peran Budaya Organisasi

Budaya organisasi diteliti secara intensif oleh para pakar untuk mengetahui perannya dalam organisasi. Sejumlah penelitian menyimpulkan bahwa budaya organisasi mempunya peran besar dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Akan tetapi sejumlah penelitian juga menunjukkan bahwa budaya organisasi dapat menghambat perkembangan organisasi. Berikut adalah peran budaya organisasi terhadap organisasi, anggota organisasi, dan mereka yang berhubungan dengan organisasi :

1.      Identitas organisasi.

Budaya organisasi berisi satu set karakteristik yang melukiskan organisasi dan membedakannya dengan organisasi yang lain. Budaya organisasi menunjukkan identitas organisasi kepada orang diluar organisasi

2.      Menyatukan organisasi.

Budaya organisasi merupakan lem normatif yang merekatkan unsur-unsur organisasi menjadi satu.

3.      Reduksi konflik

Budaya organisasi sering dilukiskan sebagai semen atau lem yang menyatukan organisasi, dan hal tersebut menyebabkan konflik terssendiri.

4.      Komitmen kepada organisasi dan kelompok.

Budaya organisasi bukan saja menyatukan, tetapi juga memfasilitasi komitmen anggota organisasi kepada organisasi dan kelompok kerjanya

5.      Reduksi ketidakpastian

Budaya organisasi mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan kepastian.

6.      Menciptakan konsistensi

Budaya organisasi menciptakan konsistensi berpikir , berperilaku, dan merespons lingkungan organisasi

7.      Motivasi

Budaya organisasi merupakan kekuatan tidak terlihat atau invisible force di belakang faktor-faktor organisasi yang kelihatan dan dapat diobservasi

8.      Kinerja organisasi

Budaya organisasi yang kondusif menciptakan, meningkatkan, dan mempertahankan kinerja tingggi.

9.      Keselamatan kerja

Budaya organisasi mempunyai pengaruh besar terhadap keselamatan kerja

10.  Sumber keunggulan kompetitif

Budaya organisasi merupakan salah satu sumber keunggulan kompetitif, dimana hal ini yang kuat mendorong motivasi kerja, konsistensi, efektivitas, dan efesiensi, serta menurunkan ketidakpastian yang memungkinkan kesuksesan organiasi dalam pasar dan persaingan.

L.     Rintangan-rintangan dari Perencanaan yang Efektif

1.      Jangka waktu yang digunakan

 Waktu yang dipergunakan untuk perencanaan oleh pimpinan akan menentukan besarnya ketelitian daripada perencanaan itu sendiri. Banyaknya waktu yang disediakan dalam perencanaan  menentukan banyaknya hal-hal yang akan diketahui di luar kemampuannya. Yang berarti akan lebih mampu melihat kejadian-kejadian yang akan datang. Keadaan sekarang merupakan bagian yang menentukan perencanaan waktu yang akan datang, karena kondisi sekarang ini memberikan gambaran untuk keperluan-keperluan yang akan datang, sekalipun tidak selalu tepat.

2.       Kejadian-kejadian yang tidak dapat diramalkan sebelumnya

Perencanaan didasarkan atas kemampuan dalam keadaan sekarang, dengan mengusahakan memperhitungkan apa yang dapat tercapai dalam waktu yang akan datang. Sebab pimpinan dalam kemampuan nya untuk melihat ke depan berdasarkan atas perhitungan yang bersifat kualitatif bagi suksesnya suatu perencanaan.

3.      Kemampuan mental

Perencanaan mendasarkan diri atas kegiatan intelektual. Yaitu proses kemampuan mengerjakan deretan ide-ide yang abstrak untuk melihat perubahan-perubahan dari beberapa kemungkinan berpengaruh yang dihadapi dalam waktu yang akan datang. Salah satu bentuk dari membuat konsep yang merupakan gambaran dari kemampuan dan kecakapan nya tanpa melihat efek yang mungkin terjadi. Demikian pula daya ciptanya juga terbatas.

4.       Kekurangan informasi

Perencanaan yang tidak cukup informasi , akan sukar untuk dipertanggungjawabkan. Informasi yang bersifat kuantatif maupun kualitatif adalah merupakan bagian daripada periode waktu dalam  perencanaan. Periode waktu yang tersedia untuk memperoleh informasi yang cukup terbatas. Perencanaan yang kurang baik, adalah yang disusun dengan informasi yang salah. Karena itu perlu diadakan studi dan penelitian bagi perencanaan yang baik.

5.      Kesukaran-kesukaran/rintangan-rintangan administrasi

M.   Contoh-contoh Perencanaan pada Administrasi

1.                  Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berintegrasi dengan rencana organisasi. Selain itu,perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan, pengembangan, pengimplementasian, dan pengontrolan kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan rencana organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai secara tepat dan bermanfaat secara ekonomis.

Perencanaan sumber daya manusia bertujuan supaya organisasi memiliki tenaga kerja atau pegawai yang tidak hanya sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, akan tetapi juga agar para pegawai yang dipekerjakan itu memenuhi berbagai persyaratan yang ditentukan untuk jabatan dan pekerjaan yang akan dipangku dan dilaksanakannya.

Selanjutnya ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu :

a.       Tujuan

Tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah menghubungkan sumber daya manusia yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa datang.

b.      Perencanaan Organisasi

Merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.

Perencanaan sumber daya manusia hanya akan terselenggara dengan baik apabila bentuk, jenis dan sifat, serta intensitas tantangan tersebut dipahami dengan tepat. Hasil analisis berbagai tantangan itu harus tercermin dalam suatu peta kebutuhan sumber daya manusia untuk satu kurun waktu tertentu di masa depan.

2.                  Perencanaan dan Pengembangan Karier

Yang dimaksud dengan karier ialah sekusensi kedudukan atau jabatan yang dipangku oleh seseorang dalam kehidupan kekaryawanannya, dimulai sejak ia pertama kali diangkat sebagai pegawai tetap hingga ia mencapai usia pensiun setelah mana yang bersangkutan meninggalkan “panggung” kekaryawanannya.

Kemajuan dalam karier seseorang tidak terjadi dengan sendirinya. Karier perlu direncanakan dan dikembangkan. Pengalaman banyak orang menunjukkan bahwa tanggung jawab untuk merencanakan dan mengembangkan karier seseorang pegawai berada di pundak tiga pihak, yaitu pegawai yang bersangkutan sendiri, atasan langsung, maupun petugas atau pejabat dari satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dalam organisasi.

Agar meraih kemajuan dalam karier, seorang pegawai tentunya harus menampilkan kemampuan dan produktivitas kerja yang semaksimal mungkin disamping menunjukkan perilaku yang positif dalam berpikir dan bertindak.

Hasil positif yang diharapkan diperoleh dengan adanya perencanaan karier yang mantap antara lain kegairahan bekerja di kalangan para anggota organisasi karena mereka mengetahui bahwa apabila mereka mampu memenuhi persyaratan kepegawaian dengan baik, termasuk prestasi kerja seperti yang diharapkan oleh organisasi, karier akan terjamin.

3.                  Perencanaan Kebutuhan

Telah dimaklumi bahwa perencaan merupakan kegiatan pengambilan keputusan sekarang mengenai hal-hal yang akan dilakukan di masa depan. Telah diketahui pula bahwa dalam menyusun suatu rencana yang baik, enam pertanyaan yang perlu terjawab secara meyakinkan ialah apa, dimana, bilamana, bagaimana, siapa, dan mengapa.

Diterapkan dalam perencanaan kebutuhan logistik, definisi dan konsepsi tentang perencanaan diatas berarti bahwa yang diperlukan oleh suatu organisasi dalam hal sarana dan prasarana tertentu harus berkaitan langsung dengan upaya yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian berbagai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya berdasarkan strategi yang telah dirumuskan.

Dengan perkataan lain, logistik yang dibituhkan harus menjamin bahwa penyelenggaraan semua jenis fungsi organisasi-baik yang sifatnya fungsi utama maupun fungsi penunjang-berlangsung dengan lancar, efisian dan efektif.

Bentuk jenis, mutu dan jumlah kebutuhan tersebut akan dapat diketahui dengan lebih jelas apabila dikaitkan dengan jawaban terhadap enam pertanyaan yang telah dikemukakan diatas.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Perencanaan merupakan suatu cara atau metode-metode yang sistematis guna mencapai tujuan tertentu pada waktu yang akan datang. Pada umumnya, suatu rencana yang baik berisikan atau memuat enam unsur, yaitu: the what, the why, the where, the when, the who, dan the how. Perencanaan dapat diaplikasikan dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, misalnya untuk membangun budaya organisasi yang efektif.

Budaya organisasi yang efektif memiliki paling sedikit dua sifat, yaitu:

a.       Kuat (strong) artinya budaya tersebut mampu mengikat dan mempengaruhi perilaku individu pelaku organisasi untuk menyelaraskan tujuan individu dan kelompoknya dengan tujuan organisasi, serta mampu mendorong para pelaku organisasi untuk memiliki goals, objectives, persepsi, perasaan, nilai, dan kepercayaan, interaksi sosial, dan norma-norma bersama sehingga mereka mampu bekerja dan mengekspresikan potensi mereka dalam arah dan tujuan yang sama.

b.      Dinamis dan adaptif, artinya budaya tersebut fleksibel dan responsive terhadap dinamika lingkungan internal dan eksternal organisasi yang demikian cepat dan komples.

Beberapa strategi yang perlu disiasati dan ditempuh para pelaku organisasi sebagai upaya membangun budaya organisasi yang kuat, adaptif, dan transformative antara lain:

4.      Merekrut dan mengembangkan pola kepemimpinan yang transformasional (transformational leadership)

5.      Mendesain kembali strategi manajemen sumber daya manusia (SDM) yang berbasis pada budaya perusahaan.

6.      Mendesain kembali strategi system usaha dan strategi bersaing perusahaan agar sesuai dengan trend lingkungan stakeholders dan pergeseran paradigm dari variabel-variavel mega-environment.

7.      Mendesain kembali strukutur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab structural atau fungsional secara jelas dan tegas.

8.      Merancang bangun kembali system manajemen dan system pengendalian yang berbasis pada shared values budaya perusahaan.

9.      Perusahaan perlu memberikan perhatian serius terhadap isu diversity and multiculturalism karena isu-isu tersebut berpengaruh kuat terhadap keberhasilan kinerja suatu perusahaan.

B.     Saran

Dalam sebuah organisasi untuk pencapaian tujuannya perlu adanya suatu langkah yaitu melalui Perencanaan. Suatu rencana yang baik berisikan atau memuat enam unsur, yaitu: the what, the why, the where, the when, the who, dan the how. Kunci utamanya berada pada leader yang harus mampu meminimalisir hambatan-hambatan dalam sebuah perencanaan yang telah dikemukakan di atas.

Untuk membangun budaya perusahaan yang ampuh, adaptif, dan transformasional, para leader perlu menggali kembali nilai-nilai individu atau kelompok SDM dan nilai-nilai organisasional. Kemudian kedua nilai tersebut dirumuskan menjadi shared values, dengan menggunakan pendekatan participatory. Artinya, pendekatan yang bersifat top-down (leader berinisiatif melakukan perubahan dan memimpin proses perubahan) dan bersifat bottom down (leader berinisiatif melakukan proses perubahan atau pembaharuan dengan melibatkan partisipasi atau datang dari anggota organisasi pada level bawah).

DAFTAR PUSTAKA

A.B Susanto, dkk. (2006). Strategi Organisasi.Yogyakarta: Amara Books.

Handayaningrat, Soewarno. (1990). Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen.Jakarta: CV. Hajimas Agung.

John. M. Ivancevich. (2007). Perilaku dan Manajemen Organisasi. Jakarta: Erlangga.

Lako, Andreas. (2004). Kepemimpinan dan Kinerja Organisasi. Yogyakarta: Amara Books

Mangkunegara, Anwar Prabu.  Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. 2004. Bandung : PT Remaja Rosdakarya

Sabardi, Agus. (2001). Manajemen Pengantar.Yogyakarta: UPP AMP YKPN

Siagian, Sondang. Kerangka dasar ilmu administrasi. 2001.  Jakarta : PT Rineka Cipta

Wirawan. (2008). Budaya dan Iklim Organisasi. Jakarta: Salemba Empat.